Management en personeel moeten niet vergeten dat zij alleen niet alle taken van de praktijk alleen kunnen uitvoeren, en dat dergelijke taken niet in één keer kunnen worden uitgevoerd.
Daarom moet het management gebruik maken van efficiënte tijdmanagementvaardigheden en deze vaardigheden ook aan het personeel leren.
Het komt vaak voor dat medewerkers een gevoel van urgentie hebben om hun taken uit te voeren. Dit kan worden veroorzaakt door de angst voor berisping of door de perceptie van slechte prestaties door nog niet voltooide taken. Sommige werknemers ervaren aanzienlijke angst omdat ze weten dat ze meerdere taken hebben die wachten op voltooiing.
Het management en het personeel krijgen voldoening door hun taken met spoed uit te voeren, omdat ze zich daardoor nuttig voelen. Dit versterkt de noodzaak om met spoed te werken. Hoewel dit medewerkers een tijdelijke verlichting van stress biedt, zorgt de perceptie van urgentie voor meer stress dan wat wordt verlicht na het snel voltooien van veel taken.
Werknemers dienen altijd een werklijst bij te houden met taken die moeten worden uitgevoerd. Overdag kunnen taken zich manifesteren tijdens de drukste tijden en de werknemer kan het gemakkelijk vergeten als hij het niet opschrijft. Werknemers zouden er baat bij hebben om een notitieboekje mee te nemen, zodat ze naarmate de dag vordert aantekeningen en herinneringen kunnen maken.
Een werklijst moet ook prioriteit krijgen.
Management en personeel moeten het verschil kennen tussen wat belangrijk en wat urgent is, en moeten dienovereenkomstig prioriteiten stellen. Op deze manier organiseren vermindert stress en verlicht angst, aangezien werknemers er meer vertrouwen in zullen hebben dat taken zullen worden voltooid wanneer dat nodig is en dat niets door de kieren zal vallen.
Werknemers moeten prioriteit geven aan urgente zaken, maar moeten ervoor zorgen dat belangrijke kwesties ook worden aangepakt, aangezien belangrijke kwesties die niet worden opgelost later urgent worden.
Om tijd vanuit een breder perspectief te beheren, moeten managers ongeveer 30 dagen van tevoren plannen om ervoor te zorgen dat ze voorbereid zijn op taken of gebeurtenissen in de toekomst. Het management dient gebruik te maken van een kalender en hiernaar te verwijzen Cursus time management bij het plannen.
Voor bepaalde taken moeten specifieke tijden worden ingesteld. Dat wil zeggen dat verpleegkundigen elke dag een tijdstip moeten kiezen om terug te bellen wanneer ze het minst druk zijn en onderbreking kunnen voorkomen.
Medewerkers dienen met elkaar te communiceren op momenten dat ze niet gestoord kunnen worden.
Voor managers is delegeren de meest effectieve vaardigheid in tijdmanagement. Hoewel sommigen dat misschien ook leuk vinden, kunnen managers NIET alles controleren. Sommige managers aarzelen om taken te delegeren omdat ze het gevoel hebben dat ze hun eigen baan bedreigen door hun verantwoordelijkheden op anderen af te schuiven. Als de werknemers die een manager beheert het echter goed doen, is dat een afspiegeling van hun leiders. Een goede leider heeft niet alleen een doel en een visie voor de praktijk, maar deelt dergelijke doelen met het personeel en de uitdagingen bij het bereiken van de doelen.
Delegeren geeft het personeel ook de kracht en betrekt hen bij de uitdagingen van de praktijk. Daarom nemen ze meer verantwoordelijkheid en trots op hun werk en worden ze sterkere werknemers.
Bij het delegeren van verantwoordelijkheden aan werknemers moet het management specifieke instructies geven over wat er moet worden gedaan en moet het de voortgang van de werknemer bij de taak volgen. Het management mag de werknemer niet micromanagen bij taken die zijn gedelegeerd, aangezien dit het doel van de manager verslaat, aangezien het geen tijd voor hen zou vrijmaken.
Het management moet elke dag een ochtendvergadering houden. Dit zorgt ervoor dat al het personeel dezelfde visie en hetzelfde doel voor de dag deelt. Het dagelijkse schema moet worden herzien op alles wat een probleem of vertraging kan veroorzaken. Het management moet aan het personeel een "spelplan" opstellen over wat er die specifieke dag moet gebeuren. Bovenal moet het management het personeel aanmoedigen om het moreel te stimuleren voordat ze aan hun werkdag beginnen.
Om de artsen te helpen bij het beheren van hun schema, moet het management ervoor zorgen dat de schema's van de zorgverlener worden herzien en dat er een consistente en soepele patiëntenstroom is.
Als de arts achterloopt, laat de patiënt dan weten dat er een vertraging is, en als het wachten uitzonderlijk lang is, geef de patiënt dan de mogelijkheid om opnieuw te plannen. Als de patiënt te lang wacht, wordt hij / zij zeer ontevreden over de dienst van de arts en de praktijk.
Aan het einde van elke dag moeten de patiëntendossiers, die de volgende dag worden gezien, worden getrokken en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat alle dossiers en documentatie die de arts nodig heeft voor de afspraak aanwezig zijn. Dit helpt vertragingen te voorkomen.